Dynamics NAV i ComDoc omogućavaju digitalizaciju javnih nabavki

19.12.2019

Integracijom COMING-ovog ComDoc rešenja sa Dynamics NAV-om digitalizuje se proces javnih nabavki. Korišćenjem ovog rešenja, ceo postupak je bolje organizovan i standardizovan, smanjeni su troškovi poslovanja i povećana efikasnost.

Procesom javne nabavke pribavljaju se dobra i usluge ili se ustupa izvođenje radova finansiranih novcem poreskih obveznika. Zbog toga je neophodno sprečiti zloupotrebe i obezbediti nabavljanje po najpovoljnijim uslovima.

Postupku prethodi izrada plana u kome su definisana dobra, usluge i radovi koji će se nabavljati tokom godine. Definisani plan se unosi u Microsoft Dynamics NAV čijom se integracijom sa portalom javnih nabavki izbegava mogućnost greške kod duplog unosa. Dynamics NAV je ERP sistem koji obezbeđuje upravljanje resursima i organizaciju poslovanja integrišući oblasti finansija, računovodstva, prodaje, nabavke, zaliha, proizvodnje, marketinga, usluga i izveštavanja u jedinstven softver.

Na osnovu definisanog plana, kreira se dokument Odluka o pokretanju postupka javne nabavke, a u DMS-u se definiše tok podataka i evidentiraju svi učesnici u poslovnom procesu.

U ERP-u se zatim izrađuje Specifikacija predmeta javne nabavke sa svim neophodnim podacima koji bliže određuju šta će se i koliko nabaviti. Sve pristigle ponude zavode se i arhiviraju kroz ComDoc aplikaciju. Nakon isteka roka jednostavnim uvidom u celu dokumentaciju tenderska komisija donosi odluku o izboru dobavljača. Odabir najbolje ponude je transparentan upotrebom Dynamics NAV-a i DMS-a.

Sledi potpisivanje ugovora sa izabranim dobavljačem i dokument se smešta u digitalnu arhivu. Realizaciju ugovora preuzima nadležna služba koja ima sve potrebne informacije zahvaljujući integraciji Dynamics NAV-a i ComDoc-a. U ERP-u se sastavlja ugovor javne nabavke i unose se svi njegovi elementi poput broja, datuma potpisivanja i dr. Uneti broj je preduslov za dalju automatizaciju procesa realizacije ugovora.

Implementacija postupka započinje zahtevom za nabavku koju odobrava menadžment ili se može pokrenuti automatski ukoliko raspoložive količine padnu ispod postavljene granice minimuma. Usklađivanjem podataka iz zahteva i ugovora izrađuje se porudžbina. Ona predstavlja nalog za isporuku koji se direktno, elektronskim putem prosleđuje dobavljaču pozivajući se na ugovor.

Kontrola isporuke dobara i usluga omogućena je integracijom Dynamics NAV-a i digitalne arhive. ERP pruža informacije o tome šta se i koliko nabavlja, a u ComDoc-u se nalazi skenirana dokumentacija.

Prilikom knjiženja fakture dobavljača porede se unete cene sa podacima iz ponude, a NAV signalizira postojanje odstupanja od tenderske dokumentacije. Proces se završava kontrolom realizacije ugovora za svaku stavku iz plana, a zatim se ugovor blokira.

ComDoc predstavlja pouzdan način za upravljanje dokumentacijom, a njegovim korišćenjem eliminiše se potreba za korišćenjem papirne dokumentacije u postupku javne nabavke. Dokumenta se skeniraju i arhiviraju, a obezbeđen je efikasniji i bezbedniji način čuvanja dokumentacije koja je dostupna svim učesnicima u postupku.

Zahvaljujući DMS-u standardizovana je komunikacija, obaveštavanje i odobravanje svih definisanih koraka u procesu. Aplikacija prati ceo postupak što pruža bolju kontrolu, merljivost i kasnije unapređenje poslovnog procesa.