Deset nasvetov za obvladovanje zalog
17.09.2021
V proizvodnih podjetjih velja, da je denar sveta vladar in to od lastnikov do operaterjev strojev. Ob obisku kateregakoli proizvodnega podjetja se takoj opazi, da v teh podjetjih natančno spremljajo porabo. Stroji delajo le, če proizvajajo izdelke in zaposleni delajo le, če so naročila, medtem ko se izmet natančno pregleda, da se odkrije, zakaj je nastal, kako se ga lahko prepreči in kako se ga lahko še uporabi.
Tudi najboljši lastniki proizvodnih podjetij delajo napake
Čeprav redko, delajo iste napake tudi dvakrat in če se jih vpraša, katere so bile največje napake, ki so jih storili, pogosto priznajo, da so to bile napake povezane z obvladovanjem zalog. Ker pa so to napake preteklosti, pomeni, da danes delajo na drugačen način.
Kaj je danes drugače?
Po pogovoru s številnimi lastniki proizvodnih podjetij in številnimi strokovnjaki na tem področju se izkaže, da je razlika med uspehom in porazom v upoštevanju desetih nasvetov glede obvladovanja s pomočjo programske opreme ERP.
1 Iz zaloge odstraniti vse nepravilnosti
Kaj to pomeni? To pomeni, da je treba obdelovati zalogo na pravilen in dosleden način brez izjem.
Proces obvladovanja zalog mora biti dokumentiran, medtem ko morajo biti zaposleni izučeni, znova izučeni in še bolj izučeni. Podjetje mora zagotavljati popolno doslednost svojih produktnih linij, merskih enot in podobno. Dokumentiranje procesa pomeni tudi natančno poznavanje vrednosti in količine zalog. Vsakdo mora vedeti, kaj, kdaj in kako delati ter se zavedati posledic, če je kaj narejeno na napačen način.
Pri tem je treba paziti, da lisica ne varuje kokošnjaka. Zaposleni, odgovorni za obdelavo transakcij, ne smejo imeti dostopa do popravkov zalog. Nekaj ur posvečenih izobraževanju zaposlenih bo prihranilo denar in glavobole, mogoče celo izgubo kupca, ko se želi proizvesti izdelek z zalogami, ki ne obstajajo. Če se iz zalog odstranijo vse nepravilnosti, bodo rezultati veliko boljši.
»V vsakem trenutku vemo s 100-odstotno gotovostjo, kje se nahaja vsak material. Z živimi transakcijami zalog, skladiščniki lahko vidijo dejansko stanje zalog in lokacijo, kjer se nahajajo.« Chad Wengerd, vodja področja informacijske tehnologije pri podjetju Walnut Creek Planing.
2 Ureditev količine zalog
Pregled zalog ali periodične inventure morajo biti redno izvajane ter zagotavljati natančne vrednosti količin materiala.
Izvajanje rednih inventur zalog omogoča dosledno zagotavljanje točnosti količin zalog skozi celo leto. V podjetju Global Shop Solutions opažajo, da njihove stranke to izvajajo na dva različna načina.
Zaloge je treba ciklično preverjati dnevno ali tedensko na podlagi količine porabljenega materiala ali vrednosti porabljenega materiala in tako potrditi, da so zaloge prave. Če se pri tem prilagajajo količine, to pomeni, da zaloge niso obvladovane in je treba ugotoviti, katere transakcije zalog povzročajo težave.
Drugi način, ki ga uporabljajo stranke podjetja Global Shop Solutions, je fizično preverjanje zalog, kar pa zahteva ustavitev proizvodnje in prešteti zalogo med vikendom enkrat ali včasih dvakrat na leto. Več informacij glede tega je v dokumentu »Kako v desetih enostavnih korakih doseči popolno fizično preverjanje zalog«, ki ga je pripravil Brady Steven in je na razpolago na spletni strani podjetja Global Shop Solutions. Dokument je odlično napisan in zelo hitro berljiv ter omogoča doseganje več tisoč evrov prihrankov na leto.
»Podjetje Global Shop Solutions je nedvomno omogočalo zmanjšanje stroškov naših zalog. Poleg tega pa sedaj veliko bolj natančno vemo, kaj imamo na zalogi in koliko nas to stane.« George Halages, predsednik podjetja Archer Advanced Rubber Components
3 Vrednotenje nekurantne zaloge
Nekurantne zaloge ali zaloge z dolgo stopnjo obrata morajo biti redno vrednotene in to ne le enkrat na leto.
Zaloge potrebujejo prostor in prostor stane. Če nekaj zaseda prostor in se ne premika, se s tem jemlje možnost skladiščenja nečesa, kar bi se lahko prodalo in tako prispevalo več dodane vrednosti podjetju.
»Global Shop Solutions nam je pomagal pri zmanjšanju zalog surovin za 20 odstotkov, ne da bi to vplivalo na naš dvotedenski dobavni rok.« Owen Yoder, vodja področja informacijske tehnologije in sistemov pri podjetju Berlin Gardens
4 Poznavanje trendov v podjetju
Označevanje zalog je pomemben korak pri nadzoru zalog med inventurami.
Ponovno naročanje, časi dobav in količine naročil morajo biti dovolj natančni ter redno vrednoteni, kar ne pomeni le enkrat na leto. Vsako podjetje pozna svoje poslovanje bolje kot kdorkoli drug in poznavanje, kdaj se pojavijo vrhovi poslovanja čez leto, omogoča podjetjem boljše planiranje sezonskih sprememb zalog. Če je poslovanje podjetja sezonsko, je treba prilagajati količine in materiale na zalogi čez celo leto. Zelo dober način vrednotenja teh podatkov je uporaba ključnih kazalnikov.
»Vse, kar proizvajamo, gre skozi zaloge. Ko pripravljamo ponudbe, lahko pregledamo zaloge, če smo take izdelke že proizvajali. To pa nam omogoča veliko boljši pregled pri pripravi ponudbe.« Alan Lowe, direktor podjetja HMC Instrument and Machine Works Ltd.
5 Preverjanje konkurence dobaviteljev
Ko podjetja ne iščejo alternativnih dobaviteljev, so obstoječi zadovoljni. Dobro se je odzivati na nove dobavitelje. Smiselno je spremljati dodajanje na trgu ter preverjati, kaj ponujajo novi dobavitelji.
Velikokrat lahko alternativni dobavitelji zelo presenetijo. Če ima podjetje istega dobavitelja več let, se lahko zgodi, da ne dobi najboljših materialov po najboljši ceni. Cene se namreč počasi, a vztrajno dvigujejo in popusti naenkrat izginejo. Cene je treba redno spremljati ter biti pozorni na prihranke ob večjih nabavljenih količinah. To lahko predstavlja priložnost, ki jo omogoča ustrezno planiranje nabave, kar pa zahteva dobro poznavanje trendov poslovanja in sezonskih vrhov.
»V podjetju dobro poznamo stroške zalog, saj z rešitvami podjetja Global Shop Solutions vedno vemo, kaj imamo na zalogi.« Bobby Baker, podpredsednik za področje operacij pri podjetju Sigma Fasteners
6 Čim več avtomatizacije
Če določanje lastne cene zahteva veliko dela, to pomeni, da ima podjetje po vsej verjetnosti težave z obvladovanjem zalog.
Aplikacija podjetja Global Shop Solutions za avtomatsko določanje lastne cene podjetjem prihrani čas in se lahko tako posvetijo v izdelavo kakovostnih izdelkov. Dobro določanje lastne cene vodi v natančno določanje stroškov in količine zalog, kar daje možnost avtomatizacije dela ali celotnega procesa določanja lastne cene.
»Aplikacije Global Shop Solutions nam omogočajo samodejno uravnoteženje trenutnih zalog s povpraševanjem ter natančno pokažejo, kaj je treba naročiti.« Anne Felzke, vodja nabave pri podjetju Zephyr Products, Inc.
7 Spremljanje toka zalog
Poslovanje podjetja je odvisno od materiala, ki ga uporablja.
Poraba in odprema zalog mora biti zavedena. Nekatere stranke podjetja Global Shop Solutions to obvladujejo z enim zaposlenim, ekipo zaposlenih ali tako, da vsi zaposleni spremljajo in beležijo tok materiala. Kdo je za to odgovoren, je odločitev podjetja in je odvisna od veščin zaposlenih ter tipa materiala, ki se v podjetju uporablja.
Postopek spremljanja toka zalog je naslednji:
1. Izdaja materiala na delovne naloge
2. Prestavljanje materiala v ustrezno embalažno enoto
3. Prevzem materiala v proizvodnjo
4. Predelava material in proizvodnja izdelkov
5. Sprememba lokacije materiala Aplikacije podjetja Global Shop Solutions omogočajo tudi povratno ažuriranje in samodejen odpis materiala v proizvodnji. V zadnjem koraku proizvodnje se proizvedene količine tako preknjižijo na zalogo končnih izdelkov. S sprotnim in doslednim beleženjem sprememb zalog, podjetja lahko dolgoročno prihranijo veliko časa.
»V podjetju uporabljamo aplikacijo za obvladovanje zalog podjetja Global Shop Solutions za spremljanje odprtih naročil, stroškov dela, primerjav med ocenjenimi in dejanskimi stroški ter stanja zalog. Vsakodnevno izpisujemo statistične podatke iz te programske opreme glede razmerja različnih kupcev, vrednosti odprem ter razmerja porabljenega materiala iz zaloge glede na druge porabljene materiale, kar nam pomaga bolje razumeti, koliko zalog potrebujemo.« Ray Suprenant, predsednik podjetja Davico Mfg.
8 Spremljanje poslovanja s sistemom ERP
Razumevanje stanja v podjetju je zelo pomembno, vendar je treba stanje tudi spremljati. Če sistem ERP omogoča razumevanje poslovanja, so funkcije MRP ključne za spremljanje poslovanja. Proizvajalci, ki na pravilen način uporabljajo ERP sistem, so hitrejši, učinkovitejši in ustvarjajo višjo dodano vrednost. To so dejstva, ki jih je dokazala študija podjetja Global Shop Solutions, ki temelji na 150 primerih.
Spremljanje in analiza podatkov iz sistema ERP omogoča opazovanje trendov, odkrivanje ozkih grl in sprejemanje boljših poslovnih odločitev. Uporaba aplikacije Bussiness Intelligence, aplikacije za spremljanje ključnih kazalnikov in prikazovalnika podjetja Global Shop Solutions omogoča bolj podrobno spremljanje zalog v realnem času ter posledično tudi boljše ukrepanje.
»Za rešitve podjetja Global Shop Solutions smo se odločili zaradi več razlogov, vendar predvsem zaradi možnosti izjemnega nadzora zalog in zmogljivosti določanja lastnih cen.« Chase Erwin, vodja področja informacijske tehnologije pri podjetju Foam Design, Inc.
9 Takojšnje popravljanje napak zaposlenih
V proizvodnji je treba opozarjati na napake, saj se s tem prihrani čas. Pri tem je zelo pomemben odnos zaposlenih, saj če zaposleni delajo napake ali stroji ne delujejo pravilno, je treba to takoj popraviti.
Če v podjetju nekdo popisuje zaloge in vedno spregleda nekaj artiklov, bo stanje zalog vedno nepravilno in kupovalo se bo več materiala, ki se ga ne potrebuje. V takih primerih se je treba pogovoriti s tem zaposlenim, da začne zaloge pravilno zapisovati. Iskrenost in poštenost je najboljša politika pri poslovanju, še posebej če to vpliva na denar. Hitro odpravljanje napak zmanjša možnost izgube denarja, zalog in zastojev v proizvodnji.
»Rešitve podjetja Global Shop Solutions nam omogočajo natančno poznavanje porabljenih zalog za vsak delovni nalog in koliko te zaloge stanejo. Poleg tega pa lahko sledimo opravljenemu delu z izjemno natančnostjo.« Bob Holbrook, podpredsednik za področje prodaje in trženja pri podjetju Gemini Plastics, Inc.
10 Vedno je treba postavljati vprašanja
Ko se pojavijo težave, ni pametno ugibati, kako jih odpraviti, bolje je poiskati ustrezno podporo.Podjetje Global Shop Solutions ponuja proizvodnim podjetjem neomejeno podporo.
Stranke podjetja Global Shop Solutions se lahko obrnejo na svojega skrbnika in se dogovorijo za virtualno izobraževanje s predstavnikom svetovalnega oddelka ali se udeležijo enega izmed več kot 80 izobraževalnih dogodkov, ki ga podjetje Global Shop Solutions organizira vsako leto. Podjetje Global Shop Solutions na trgu ponuja tudi svoj sistem ERP in vse, ki jih zanima nabava sistema ERP, lahko povežejo z obstoječimi uporabniki, da lahko dobijo informacije iz prve roke. Nobeno vprašanje ni neumno in obvladovanje zalog na pravilen način zagotavlja višjo dodano vrednost.
»Podjetje Global Shop Solutions nam je zelo pomagalo pri obvladovanju zalog. Natančnost naših zalog je sedaj približno 90-odstotna, medtem ko je bila pred sodelovanjem s podjetjem Global Shop Solutions približno 60-odstotna.« George Pacheco, kontrolor pri podjetju Pazmac Enterprises Ltd.
Avtor: Adam Grabowski
Za več zanimivih vsebin s podro